Formulario 4852: qué hacer si no te dieron el W-2

Llegó febrero, quieres hacer tus taxes y tu empleador no te ha dado el W-2. Puede que la compañía cerró, que te fuiste de mal modo o que el patrón simplemente no responde. No tienes que quedarte sin declarar. El formulario 4852 del IRS existe justo para eso. Aquí te explicamos cuándo usarlo, cómo llenarlo y qué hacer si el W-2 llega después.

¿Qué es el formulario 4852?

El formulario 4852 (Substitute for Form W-2 or Form 1099-R) es un sustituto del W-2. Lo usas cuando tu empleador no te entregó el W-2, o te lo dio con errores y no lo quiere corregir. En él estimas tus salarios y los impuestos que te descontaron, con la mejor información que tengas.

También sirve como sustituto del formulario 1099-R, que reporta pagos de pensiones y retiros.

Antes de usar el 4852: los pasos que pide el IRS

1. Espera la fecha límite. Los empleadores tienen hasta el 31 de enero para enviarte el W-2. En 2027 esa fecha cae domingo, así que pasa al lunes 1 de febrero. Si lo enviaron por correo, dale unos días más.
2. Pídelo a tu empleador. Llama o escribe a la oficina de nómina o de recursos humanos. Confirma que tengan tu dirección correcta. Muchas compañías también lo ponen en su portal en línea o en el de su servicio de payroll.
3. Si para finales de febrero no lo tienes, llama al IRS al 800-829-1040. Ten listos tu nombre, dirección, número de Seguro Social, teléfono, el nombre, la dirección y el teléfono de tu empleador, las fechas en que trabajaste y un estimado de lo que ganaste. El IRS contacta al empleador y te envía una carta con instrucciones.
4. Si se acerca el 15 de abril y sigues sin W-2, presenta tu declaración con el formulario 4852.

Cómo llenar el formulario 4852

Necesitas tu último talón de pago del año (pay stub). Ahí aparecen los totales acumulados del año (year to date). Con eso llenas:

• Tu nombre, dirección y número de Seguro Social.
• El nombre, la dirección y el número de identificación (EIN) del empleador, si lo tienes. A veces aparece en los talones de pago o en un W-2 de años anteriores.
• Salarios, propinas y otras compensaciones.
• Impuesto federal retenido, Seguro Social y Medicare.
• Cómo calculaste los montos, por ejemplo “último talón de pago del 27 de diciembre de 2026”.
• Qué hiciste para conseguir el W-2: fechas en que llamaste al empleador y al IRS.

Si no tienes talones de pago, usa los depósitos de tu cuenta del banco para estimar. También puedes pedir al IRS tu transcript de salarios e ingresos, aunque la información del año más reciente a veces no está completa hasta mayo.

¿Se puede declarar electrónicamente con el formulario 4852?

Sí. La mayoría de los programas de impuestos y preparadores profesionales pueden enviar la declaración por internet con el 4852. Para eso necesitan el número de identificación del empleador (EIN). Si no lo tienes, la declaración se presenta en papel, con el formulario 4852 adjunto a tu formulario 1040. Ten en cuenta que el IRS puede tardar más en procesar el reembolso, porque compara tus números con lo que reporte el empleador.

¿Qué pasa si el W-2 llega después?

Si recibes el W-2 después de declarar y los números son diferentes a los que pusiste en el 4852, tienes que enmendar tu declaración con el formulario 1040-X. Si los números son iguales, no tienes que hacer nada.

Glosario: el formulario 4852 en inglés

El formulario oficial está en inglés. Estas son las frases clave:

• IRS Form 4852, Substitute for Form W-2 or Form 1099-R: formulario 4852 del IRS, sustituto del W-2 o del 1099-R.
• Wages, tips and other compensation: salarios, propinas y otras compensaciones.
• Federal income tax withheld: impuesto federal retenido.
• Employer’s name, address and EIN: nombre, dirección y número de identificación de tu empleador.
• How did you determine the amounts: cómo calculaste los montos (por ejemplo, con tu último talón de pago).
• Explain your efforts to obtain Form W-2: explica qué hiciste para conseguir el W-2 (contact the IRS, llamar al empleador).

Programas como TurboTax tienen una opción para llenar el substitute W-2 using Form 4852. Si prefieres no hacerlo tú, nosotros lo llenamos por ti.

Situaciones comunes

Me pagaban en efectivo y no me dieron W-2

Si eras empleado pero te pagaban en efectivo sin descuentos, tienes que declarar ese dinero igual. Según el caso, se reporta como salario o como ingreso de trabajo por cuenta propia. Lee la diferencia en W-2 vs 1099.

Mi W-2 tiene errores

Pide al empleador un W-2 corregido (W-2c). Si no lo corrige, usa el 4852 con los números correctos y explica el error.

La compañía cerró

Intenta contactar a los dueños o al servicio de payroll que usaban. Si no puedes, sigue los pasos con el IRS y usa el 4852.

Trabajé por contrato y no me dieron el 1099

El 4852 no se usa para el 1099-NEC. Igual tienes que reportar todo lo que ganaste, con tus propios registros. Mira cómo en nuestra guía de taxes 1099.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo puedo usar el formulario 4852?

Después de pedir el W-2 al empleador y de contactar al IRS, si para la fecha límite todavía no lo tienes.

¿Puedo pedir una extensión mientras espero el W-2?

Sí. Puedes pedir una extensión hasta el 15 de octubre de 2027, pero tienes que pagar lo que estimas que debes antes del 15 de abril.

¿Se usa el formulario 4852 para salarios del extranjero?

No. Si trabajaste para una empresa de otro país que no da W-2, reportas ese ingreso directamente en tu declaración. El 4852 es solo para sustituir un W-2 o un 1099-R de EE.UU.

¿Qué papeles guardo después de usar el 4852?

Guarda tus talones de pago, los estados de cuenta del banco y las notas de cuándo llamaste al empleador y al IRS, por si el IRS te pregunta.

¿Me van a multar por usar el 4852?

No, si haces un estimado honesto y razonable. La multa es para quien no declara o reporta menos de lo que ganó.

¿No te llegó el W-2? Te ayudamos

En Lamar Accountants te ayudamos a pedir tu W-2, preparamos el formulario 4852 con tus talones de pago y presentamos tu declaración a tiempo. Si después llega el W-2, también nos encargamos de la enmienda. Todo en español.

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Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría profesional. Los procesos y fechas del IRS pueden cambiar.